Time management – azaz időgazdálkodás – a fordítás és a szabadúszók világában

E cikkünket rögtön egy nyelvi kérdéssel kezdjük, amely mellékvágánynak mondható a téma szempontjából, de nyelvészként érdekel bennünket: miért van az, hogy a „time management” kifejezés divatosabb, mint az „időgazdálkodás”? Hiszen ugyanazt jelentik! Előfordulhat, hogy egyszerűen az „angolul minden menőbben hangzik” jelenségről van szó. De lehet, hogy az angol kifejezés használata egyfajta tudományosságot kölcsönöz a témakörnek – hiszen az időgazdálkodás majdnem tudomány, legalábbis egyesek oktatják, mások könyvet írnak róla, ismét mások pedig elsajátíthatatlannak tartják.

Több időgazdálkodási módszer létezik, amelyet lehet alkalmazni a fordításban, de érdekes módon mindet viszonylagos fenntartásokkal kell kezelni, hiszen a szabadúszók élete, csakúgy, mint a fordítóirodai alkalmazottaké, sokban eltér más területektől. Vegyünk sorra pár népszerű módszert!

1. A Pomodoro-technika:

Manapság az egyik legnépszerűbb időgazdálkodási technika a Pomodoro-elv, amely szerint fél órás időszakokra kell osztani a munkanapot, amelyekben 25 perces aktív, elmélyült munkaszakaszok és 5 perces pihenőidők váltogatják egymást. Ez leginkább a koncentrációigényes szellemi munkára alkalmazható, ugyanis kb. fél óra után jelentősen csökken a koncentrációkészségünk. A Pomodoro-szakaszokban aranyszabály a külső tényezők teljes kiküszöbölése, az aktív szakasz alatt nem szabad se e-mailt nézni, se telefont felvenni, se Skype-csevegésbe bonyolódni, se semmi olyat csinálni, ami elterelheti a figyelmünket az elsődleges feladatról. Az ilyen tennivalókat vagy tényezőket el kell tolni a következő 5 perces szünetig vagy egy nagyobb szünetig, ugyanis 3-4 Pomodoro-szakasz után pedig nagyobb szünetet kell tartani. Természetesen nem kötelező az egész napunknak Pomodoro-szakaszokból állnia, de a koncentrációt igénylő munkákkal így haladhatunk legjobban.

Előnye a fordítók számára: a 25 perces elmélyült szakasz alatt jól lehet haladni, az ötperces szünetekben pedig végezhető adminisztratív munka is, illetve ellenőrizhetők az újonnan beérkező levelek stb.

Hátránya a fordítók számára: mi van, ha egy fordítás csak 15 percig tart, vagy csak 10 perccel „lógna bele” a következő szakaszba? Mi van, ha egyszerűen muszáj nagyon sietni vagy éjszakázni a nagyon szoros határidő miatt? Ilyen esetekben célszerű rugalmasan kezelni a feladatainkat.

2. A kétperces szabály

A kétperces szabály számos változatban létezik már; eredeti verzióját alapvetően két részre szokták osztani. Az egyik röviden úgy fogalmazható meg, hogy „ha valamit két perc alatt meg lehet tenni, semmiképp se halaszd el, tedd meg most”. Ennek a szabálynak az a fő filozófiája, hogy ha apró-cseprő (kétperces) teendőinket (egy boríték megcímzése, gyors válasz egy e-mailre, szkennelés stb.) folyamatosan háttérbe szorítjuk a fontosabbnak tűnő feladatokra hivatkozva, akkor ezek elviselhetetlen és követhetetlen mértékig képesek feltorlódni. Ráadásul ha hirtelen jön egy „kétperces” feladat, ami megszakít minket egy munkában, nem érdemes a „most benne vagyok egy nagy munkában” kifogással elhárítanunk, hiszen maga a tény, hogy észrevettük ezen új kétperces feladat felbukkanását, már meg is szakította a nagy munkát. A szabály második része úgy hangzik, „ha egy nagyobb volumenű feladatot, egy új szokást sose tudsz elkezdeni, de két perc alatt megtehető az első lépés, tedd meg most”. E filozófia alapja az, hogy a megkezdett dolgokat könnyebb folytatni, mint nulláról elkezdeni valamit. Például áttérni az egészséges életmódra egy nagy, hosszadalmas és energiaigényes feladatnak tűnik – de megenni egy almát vagy megcsinálni tíz guggolást csak két percbe kerül.

Előnye a fordítók számára: ahogy mindenki más, a fordítók is sokszor találkoznak kétperces feladatokkal. Ezek gyors „leküzdésére” nagyon jó a fenti módszer.

Hátránya a fordítók számára: nem szabad, hogy az egész nap apró-cseprő, kétperces feladatok megoldásából álljon (lásd lentebb). Ha sok ilyen feladatunk van, tömbösíteni kell őket. Továbbá ismét igaz a korábbi megállapítás, hogy egy szabadúszó életében vannak pillanatok (sokszor inkább napok), amikor egyáltalán nincs idő semmi másra, csak az elsődleges fontosságú feladatra: a legközelebbi határidejű fordítás elkészítésére.

3. Az Eisenhower-módszer

Lényege, hogy négy kategóriába osztjuk teendőinket: 1. Fontos és sürgős (sír a gyerek; elromlott a számítógép); 2. Fontos, nem sürgős (hosszú távú célok és tervek, pl. cégünk ügyfélkörének bővítése, önmegvalósítás); 3. Nem fontos, de sürgős (a tevékenységeinket megszakító egyéb feladatok, pl. papírok aláírása, kávékészítés, kötelező jelszómódosítás egy online felületen); 4. Nem fontos és nem sürgős (időpazarló tevékenységek, pl. napi horoszkóp olvasása). Az alapelv itt nem áll meg: a módszer lényege, hogy igyekezzünk úgy megszervezni az életünket, hogy az 1-es, de főleg a 3-as kvadránsban (lent látható erről egy ábra) kevesebbet töltsünk, és hagyjunk több időt a 2-esre – ugyanis túl sokan esünk abba a hibába, hogy a 2-es (fontos, de nem sürgős) feladatoktól folyamatosan elvesszük az időt a sürgős feladatok javára, akár fontosak, akár nem. Így hosszú távú céljainkat végül sose tudjuk megvalósítani.

Előnye a fordítók számára: a fordítók élete tele van sürgős feladatokkal, amelyek nagy része ráadásul fontos is (pl. leadások). Könnyű beleesniük abba a hibába, hogy a fennmaradó időben csak a sürgős, nem fontos dolgaikkal foglalkoznak. Kellő tudatossággal viszont meg lehet oldani azt, hogy rendszeresen foglalkozzunk hosszú távú fontos céljainkkal is – erre a legstresszesebb munkákat végzőknek is szükségük van.

Hátránya a fordítók számára: talán ez a leguniverzálisabb módszer a három közül, így racionális használata biztosan nem okoz hátrányt; ugyanakkor megint csak tagadhatatlan, hogy a szabadúszók életében sokszor mindent napokig felülír egy sürgős határidejű munka. Nehéz úgy foglalkozni a hosszú távú céljainkkal, hogy a rövid távú feladatainknak még nem látszik a vége.

Összegzés:

Elsőre talán azt gondolhatjuk, hogy a fenti módszerek ellentmondanak egymásnak, és vagy-vagy viszonyban állnak; hiszen például az aktív Pomodoro-szakaszban „beeső” kétperces feladat válaszút elé állít bennünket, hogy melyik taktikát kövessük. Ugyanakkor ez az ellentmondás látszólagos: ha jól alkalmazzuk a Pomodoro-elvet, eleve nem szabadna túl sűrűn előfordulnia, hogy beesik egy kétperces feladat; de ha mégis előfordul, az se szentségtörés, ha fél perc alatt elintézzük, majd folytatjuk a koncentrálós munkát. Egy példával azonban talán jobban lehet illusztrálni, milyen jól összehangolható ez a három népszerű elmélet.

Tegyük fel, hogy szabadúszóként reggel számos feladattal kell szembenéznünk: van egy aznapi leadás (sürgős-fontos), egy másnapi leadás (sürgős-fontos) és egy csomó adminisztratív feladat, pl. számlák kiállítása, könyvelő felhívása (sürgős-nem fontos), de időt szeretnénk szánni arra is, hogy elsajátítsuk egy általunk használt fordítási szoftver új funkcióit is, hogy produktívabbá váljunk (fontos, de nem extra sürgős). Ilyenkor beoszthatjuk a napunkat úgy, hogy a délelőtt folyamán 7-8 Pomodoro-szakaszt töltünk fordítással; a szüneteket szükség esetén kitágítva elvégezzük az adminisztratív feladatokat is. Délután folytatjuk az elmélyülést igénylő munkákat, és ha a Pomodoro-módszer meghozza gyümölcsét, azaz a szokásosnál gyorsabban haladunk a fontos-sürgős feladatainkkal, a nap végén talán jut idő (1-2 Pomodoro-szakasz) a nem sürgős, de fontos feladatunkra, a szoftveres önképzésre.

Kíváncsiak vagyunk olvasóink véleményére és saját módszereire is, amelyet itt a blogunkban vagy a Facebook-oldalunkon is szívesen elolvasnánk. (Kétperces feladat!)

Azonnali elérhetőség
Tel:
(+36) 62 950 222
Email:
mail@hunnect.hu